Chọn thiết bị an ninh giám sát văn phòng thế nào khi bên mình không còn ai trực tại chỗ? Đây là câu hỏi chúng tôi nghe khá nhiều trong một hai năm gần đây. Nhiều đội công nghệ đã chuyển hẳn sang làm việc từ xa. Văn phòng vẫn còn đó, máy móc vẫn còn đó, nhưng không còn ai ở lại canh cửa mỗi tối. Cảm giác lo là có thật. Nó không tự hết chỉ vì khoá cửa cẩn thận.
Chúng tôi từng tư vấn cho một khách hàng làm phần mềm quản lý bán hàng. Văn phòng của họ chỉ có ba người, cả ba đều làm việc từ xa quanh năm. Họ chỉ ghé qua vài lần mỗi tháng để lấy giấy tờ. Nỗi lo lớn nhất của họ là không biết chuyện gì xảy ra trong những ngày không ai ghé qua.
Rủi Ro Thật Sự Khi Văn Phòng Không Có Người Trực
Trước khi bàn chuyện camera hay cảm biến, nên hiểu rõ mình đang phòng tránh điều gì. Rủi ro ở một văn phòng vắng người không chỉ có trộm cắp.
Rủi ro dễ thấy nhất là trộm cắp. Máy tính, màn hình, switch mạng đều bán lại được. Kẻ gian thường biết rõ văn phòng nào hay vắng người vào buổi tối. Một cánh cửa khoá chắc vẫn có thể bị phá trong vài phút, nếu không ai phát hiện kịp lúc.
Rủi ro thứ hai ít người nghĩ tới: sự cố kỹ thuật âm thầm. Một đường ống nước rò rỉ qua đêm có thể ngập cả phòng server. Một ổ cắm điện quá tải có thể gây chập cháy trước khi ai đó kịp phát hiện. Với văn phòng có người trực, mùi khét hay vũng nước sẽ được phát hiện trong vài giờ. Với văn phòng vắng người cả tuần, thiệt hại có thể lan rộng trước khi có ai bước chân vào.
Một sai lầm khá phổ biến là chỉ lo mỗi chuyện trộm cắp, quên mất phần sự cố kỹ thuật. Chúng tôi từng gặp một văn phòng lắp camera rất kỹ ở cửa chính. Nhưng phòng máy chủ phía trong lại không có gì theo dõi cả. Đợt mưa lớn năm ngoái, nước tràn vào từ khe cửa sổ, làm hỏng một dàn UPS. Không ai biết cho đến khi có người ghé qua ba ngày sau, lúc mùi ẩm mốc đã bốc lên khắp phòng.
Cả hai rủi ro này đều có một điểm chung. Chúng chỉ trở thành thiệt hại lớn khi không ai biết chuyện đang xảy ra kịp thời. Đó là lý do phần lớn doanh nghiệp vận hành từ xa, sớm muộn cũng cần đến thiết bị an ninh giám sát văn phòng. Không quan trọng quy mô lớn hay nhỏ.
Thiết Bị An Ninh Giám Sát Văn Phòng Nên Có Những Gì?
Danh sách thiết bị cần thiết thật ra không dài. Vấn đề là chọn đúng loại phù hợp với quy mô văn phòng, chứ không phải sắm càng nhiều càng an tâm.
Camera kết nối internet là thứ đầu tiên nên nghĩ tới. Loại này khác camera an ninh đời cũ ở chỗ không cần ngồi trước màn hình mới xem được. Chỉ cần mở app trên điện thoại, ở bất cứ đâu có mạng, là thấy ngay hình ảnh trực tiếp trong văn phòng. Camera tầm trung hiện nay thường có độ phân giải 2K, góc nhìn rộng khoảng 130 độ. Phần lớn còn hỗ trợ lưu trữ trên thẻ nhớ hoặc trên cloud. Với văn phòng nhỏ, hai đến ba camera đặt đúng chỗ là đủ. Không cần phủ kín từng góc, chỉ cần phủ những điểm quan trọng.
- Văn phòng dưới 50 mét vuông: hai camera là đủ, một ở cửa ra vào, một ở khu để thiết bị giá trị.
- Văn phòng trên 100 mét vuông, có nhiều phòng: nên tính thêm camera riêng cho từng khu. Tránh dùng chung một góc quay cho cả dãy hành lang dài.
Việc xem camera qua điện thoại chỉ là một mảnh nhỏ trong bức tranh lớn hơn. Ngày càng nhiều chủ doanh nghiệp chuyển sang quản lý công việc qua ứng dụng di động. Từ theo dõi đơn hàng đến giám sát văn phòng, tất cả gói gọn trong một màn hình điện thoại.
Cảm biến chuyển động là thiết bị thứ hai, và thường bị đánh giá thấp hơn camera. Cảm biến này phát hiện chuyển động trong không gian, kể cả ở góc khuất mà camera không quét tới. Khi có người di chuyển ngoài giờ làm việc, hệ thống gửi cảnh báo thẳng vào điện thoại gần như ngay lập tức. Giá một cảm biến chuyển động tốt hiện nay dao động khoảng 300.000 đến 800.000 đồng, tuỳ thương hiệu và độ nhạy. Với văn phòng dưới 100 mét vuông, hai cảm biến đặt ở hành lang và khu vực để thiết bị giá trị là đủ dùng.
Mua camera hay cảm biến ở đâu cũng là một câu hỏi đáng cân nhắc. Thị trường có quá nhiều lựa chọn, từ hàng chính hãng đến hàng trôi nổi không rõ nguồn gốc. Chúng tôi từng thấy một khách hàng mua trọn bộ camera giá rẻ. Lắp xong mới phát hiện app quản lý chỉ có tiếng Trung, không hỗ trợ tiếng Việt. Nếu chưa quen lĩnh vực này, có thể xem thêm gợi ý chọn đơn vị cung cấp thiết bị uy tín. Tham khảo trước khi đặt hàng sẽ đỡ mất thời gian đổi trả sau này.
Sắp Xếp Hệ Thống Giám Sát Sao Cho Không Có Điểm Mù
Có đủ thiết bị chưa chắc đã yên tâm. Cách đặt camera, cách cấu hình cảnh báo mới là phần quyết định hệ thống có thật sự hữu dụng hay không.
Ưu tiên hàng đầu là lối ra vào. Đây là điểm bắt buộc ai cũng phải đi qua, dù là người lạ hay chính nhân viên. Ưu tiên thứ hai là khu vực chứa thiết bị giá trị. Có thể là phòng máy chủ, tủ lưu trữ laptop dự phòng, hoặc góc để máy in, máy chiếu. Nhiều văn phòng mắc lỗi đặt camera quá cao, chỉ quay được đỉnh đầu, không nhận diện được mặt người. Camera nên đặt ở độ cao khoảng 2,2 đến 2,5 mét, hướng chéo xuống. Vị trí này vừa đủ thấy rõ mặt, vừa tránh bị tháo gỡ dễ dàng.
Camera chỉ ghi hình thì chưa đủ chủ động. Phần quan trọng không kém là cảnh báo tự động, đẩy thông báo ngay khi phát hiện chuyển động bất thường ngoài giờ. Một số hệ thống còn cho phép hẹn giờ, chỉ bật cảnh báo sau 19h hoặc cuối tuần. Nhờ vậy tránh được báo động giả lúc nhân viên còn làm việc.
Một lưu ý nhỏ nhưng nhiều người bỏ qua: đừng ham thiết bị giá rẻ trôi nổi chỉ vì tiết kiệm vài trăm nghìn. Có những cảm biến, camera nhập về không rõ nguồn gốc. Dùng vài tháng là mất kết nối app, không ai sửa được. Nếu định tự nhập thiết bị điện tử để tiết kiệm chi phí, nên tìm hiểu kỹ trước. Có thể tham khảo kinh nghiệm chọn nguồn hàng điện tử Trung Quốc chất lượng. Việc này giúp tránh mua phải lô hàng không có bảo hành.
Một mẹo nhỏ mà ít người để ý: nên test lại toàn bộ hệ thống mỗi tháng một lần. Không phải lắp xong là quên luôn. Việc test rất đơn giản, chỉ cần đứng trước camera vài giây, xem điện thoại có báo kịp không, có lag hay không. Nếu cảnh báo đến sau vài phút thay vì vài giây, cần kiểm tra lại. Có thể mạng văn phòng đang yếu, hoặc gói dịch vụ cloud lưu trữ đã hết dung lượng.
Đầu Tư Đúng Chỗ Để Vận Hành Từ Xa Mà Không Nơm Nớp Lo
Giám sát văn phòng chỉ là một nửa câu chuyện vận hành từ xa. Nửa còn lại nằm ở việc kinh doanh có tiếp tục chạy trơn tru hay không. Ngay cả khi không ai có mặt tại văn phòng.
Nhiều khách hàng của chúng tôi, sau khi lắp xong camera và cảm biến, mới nhận ra một điều khác. Website bán hàng của họ cũng đang cần nâng cấp tương tự. Website cần đủ ổn định để khách đặt hàng bất cứ lúc nào. Không cần ai ngồi canh máy tính để xử lý thủ công. Nếu website hiện tại đang chạy chậm, hoặc khó thao tác trên điện thoại, đây cũng là lúc nên xem lại. Có thể tham khảo dịch vụ của MONA Media thiết kế web để làm mới kênh bán hàng. Làm song song với việc nâng cấp an ninh văn phòng, mọi thứ sẽ đồng bộ hơn.
Quay lại chuyện thiết bị, lời khuyên của chúng tôi khá đơn giản. Đừng chờ đến khi mất trộm hay xảy ra sự cố mới nghĩ tới việc lắp camera. Bắt đầu từ những vị trí quan trọng nhất: camera ở cửa ra vào, cảm biến ở khu vực để thiết bị giá trị. Sau đó mở rộng dần khi ngân sách cho phép. Một hệ thống giám sát vừa đủ, được thiết lập đúng cách, đáng giá hơn nhiều so với một hệ thống đắt tiền. Đắt mà không ai buồn kiểm tra mỗi tuần thì cũng chỉ nằm đó cho có.
