Hướng dẫn cách lấy file scan từ máy photo Toshiba, Ricoh,...

Hiện nay các nơi buôn bán và cho thuê máy photocopy mở ra rất nhiều, đủ để hiểu rằng nhu cầu sử dụng máy photocopy ngày càng lớn. Thiết bị này hỗ trợ cho việc sao chép, scan, fax tài liệu,…. một cách nhanh chóng. Tìm hiểu, biết cách sử dụng thiết bị văn phòng như máy photocopy hiệu quả giúp mỗi người có được sự chủ động trong công việc của chính mình. Trong đó thì biết cách lấy file scan từ máy photo là một trong những tính năng quan trọng mang tới khả năng bảo mật thông tin tối đa.

Mục lục

Một vài điều cần biết về lấy file scan từ máy photo

Tính năng scan to folder được tích hợp trong nhiều thiết bị máy photocopy đáp ứng tốt cho nhu cầu sử dụng thực tế của người dùng. Việc bảo mật thông tin thông qua tính năng này được đảm bảo hỗ trợ toàn diện, hiệu quả như chúng ta mong muốn. Tình trạng bị xâm nhập vì những mục đích xấu thường không thể thực hiện được. Chính nhờ lợi ích đó mà tính năng này càng được đánh giá cao, mang những ý nghĩa thiết thực trong việc hỗ trợ cho công việc của nhiều người. Việc bảo mật an toàn tốt cho mọi dữ liệu, mọi thông tin là cách giúp nâng cao sự chủ động, sự an tâm cho mỗi người trong công việc mà mình thực hiện.

Hiện tại, việc bảo mật thường áp dụng theo dạng các file tài liệu, được tiến hành lưu trữ riêng biệt ở những folder riêng theo mong muốn thực tế của người dùng. Đặc biệt, việc chỉ người dùng đó mới có quyền xem tài liệu mình vừa scan mang tới khả năng bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu khi cần thiết được hỗ trợ tốt đa. Lúc này, mỗi chiếc máy photocopy càng được đánh giá cao hơn, với khả năng đáp ứng tốt cho đòi hỏi thực tế của người dùng khi sử dụng.

Việc lấy file scan từ máy photocopy khi tiến hành theo đúng các bước giúp nhu cầu của mỗi người được xử lý nhanh trong, chỉ với vài thao tác hết sức đơn giản. Qua đó việc kiểm soát được nguồn dữ liệu đang sử dụng một cách hiệu quả. Thực hiện việc cài đặt và lấy file scan khi cần thiết với vài thao tác dễ áp dụng thì nhu cầu thực tế trong công việc được xử lý, giải quyết nhanh chóng.

Những thuật ngữ cơ bản khi cài đặt máy photocopy

Cài đặt và sử dụng tính năng này trên chiếc máy photocopy đòi hỏi chúng ta phải tiến hành chuẩn xác theo các bước. Và để việc hoàn thành cài đặt và sử dụng tốt thì nắm bắt rõ ràng về các thuật ngữ cơ bản là yêu cầu quan trọng. Lúc đó việc hoàn thành cài đặt, bắt đầu sử dụng mối diễn ra suôn sẻ, có khả năng giảm thiểu những vấn đề tiêu cực có thể xảy ra.

Tên người dùng

Tên người dùng – user name thức là mỗi người dùng sẽ được cấp một tên hoàn toàn riêng biệt. Chúng ta sẽ sử dụng tên được cập để đăng nhập, từ đó quá trình scan có thể tiến hành khi có nhu cầu một cách đơn giản, hiệu quả.

Đường dẫn

Đường dẫn – Path có thể hiểu đơn giản chính là đường dẫn từ thiết bị máy photocopy tới từng folder của từng người dùng khi tiến hành. Khi quá trình scan được hoàn thành thì lúc này việc gửi file tới folder sẽ được thực hiện thông qua đường dẫn đã được thiết lập sẵn này.

Với hệ thống đường dẫn tương ứng với từng user thì việc scan được tiến hành thuận lợi. Qua đó mọi file được được chuyển đi nhanh chóng, đảm bảo được mức độ an toàn cao. Việc tạo được đường dẫn là yêu cầu bắt buộc mới giúp quá trình lấy file scan được hoàn thành tốt.

Mạng nội bộ

Mạng nội bộ – Local Network là một trong số những hệ thống có trách nhiệm chính là thực hiện nhiệm vụ kết nơi các thiết bị, máy tính lại với nhau trên cùng một mạng LAN cụ thể đang dùng. Đặc biệt, đối với một vài dòng máy việc scan có thể tiến hành thuận lợi ngay cả trong trường hợp hoàn toàn không có kết nối internet hỗ trợ.

Xác thực người dùng

Xác thực người dùng – User Authentication chính là tài khoản được sử dụng nhằm hoàn thành việc xác thực và thực hiện scan theo yêu cầu của người dùng. Đây sẽ là tài khoản được tạo ra khi thực hiện việc đăng kí tại những trang nội bộ thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp.

Quyền truy cập vào thư mục

Quyền truy cập vào thư mục – Permission to access Folder là thuật ngữ được sử dụng để chỉ quyền áp dụng cho người dùng tới từng folder trên thiết bị máy tính trong quá trình sử dụng. Nhờ quyền truy cập vào thư mục mới giúp quá trình lấy file scan dữ liệu từ thiết bị photocopy hoàn thành.

Hướng dẫn các bước lấy file scan từ máy photo đơn giản

Thực hiện lấy file scan từ máy photo tiến hành không quá phức tạp, dễ dàng áp dụng với một vài thao tác. Với cách lấy file scan từ máy photocopy chúng ta có thể hoàn thành với 9 bước đơn giản được Công ty Thiên Phú – Là một trong những đơn vị bán máy photocopy công nghiệp uy tín tại TP.HCM chia sẻ ngay bên dưới đây .

Hướng dẫn các bước lấy file scan từ máy photo đơn giản

Bước 1: Thực hiện việc tạo một folder riêng và tiến hành lựa chọn vào chức năng chia sẻ – share trước khi thực hiện việc cấp toàn bộ quyền sử dụng cho folder đó. Việc cấp quyền là yêu cầu bắt buộc nếu muốn quá trình lấy file scan khi cần thiết được đảm bảo hoàn thành thuận lợi.
Bước 2: Ở bước này chúng ta tiến hành lựa chọn vào mục Control Panel, tiếp tục lựa chọn vào Windows FireWall, sau đó nhấn vào mục Turn off.
Bước 3: Hoàn thành thao tác kiểm tra địa chỉ IP của thiết bị máy photocopy chúng ta đang sử dụng. Vào website quản lý và nhập gõ IP vào để kiểm tra và xác định chính xác được địa chỉ IP để sử dụng cho các bước tiếp theo.
Bước 4: Nhấn chọn vào nút Login nằm ở vị trí góc phải phía bên trên. Sau thao tác này chúng ta nhập thông tin tài khoản, mật khẩu cá nhân vào. Bước này cần thực hiện chính xác để quá trình đăng nhập thành công.
Bước 5: Ở vị trí phía tay trái lúc này sẽ xuất hiện mục Address Block, lựa chọn mục này sau đó nhấn chọn vào Add user khi hiện ra.
Bước 6: Tiến hành việc gõ tên người dùng và key Display vào. Bước này chúng ta có thể gõ và nhập tùy ý như mình mong muốn.
Bước 7: Tại mục Folder Authentication người dùng thực hiện việc nhập vào mục User nam tại User Account, đồng thời nhập chính xác mật khẩu để đăng nhập.
Bước 8: Trong mục Path chúng ta cần nhập đầy đủ đường dẫn tới thư mục scan theo yêu cầu bằng cách nhấp chuột phải vào My Computer, chọn vào mục Properties sẽ xem được chính xác tên máy. Lựa chọn vào Start, chọn Run sau đó \\ tên máy tính mà mình đang sử dụng.
Bước 9: Đây là bước cuối cùng cần thực hiện để việc lấy file scan có thể thực hiện. Tiến hành Save and Add Another và thực hiện Logout để hoàn thành được quá trình.

Với 9 bước kể trên việc cài đặt đã được hoàn thành, lúc này quá trình lấy file scan từ máy photo có thể áp dụng hết ức đơn giản. Thực hiện việc scan sau đó vào lại vị trí file folder đã tạo sẽ kiểm tra và xác định được hiệu quả hoàn thành. Lúc đó việc lấy file scan sẽ được thực hiện chỉ trong khoảng thời gian ngắn, độ chính xác cao và đảm bảo được mức độ bảo mật lý tưởng.

Khi dùng máy photocopy ngày càng trở nên thông dụng, phổ biến thì việc tìm hiểu, biết cách lấy file scan trở thành kiến thức cơ bản, không thể thiếu. Có được những thông tin hữu ích, hiểu biết cần thiết giúp quá trình ứng dụng diễn ra thuận lợi. Hy vọng với những chia sẻ trên của chúng tôi sẽ giúp bạn biết cách lấy file scan từ máy photo một cách đơn giản và thành công.